No processo de exportação, os documentos desempenham importante função. Para facilitar o intercâmbio comercial, alguns documentos são padronizados, embora haja diferenciações de modelos conforme o país importador. O importante é que haja clareza nas condições da negociação.

Relação dos documentos mais comuns na exportação de flores e plantas ornamentais:

• Documentação sanitária específica;
• Documentos aduaneiros da mercadoria;
• Nota Fiscal de Venda. Nos embarques marítimos, o IBAMA solicita a apresentação do ATPF (Autorização para Transporte de Produtos Florestais);
• Cópia do Conhecimento de Carga;
• Plano de carga/manifesto;
• Fatura Comercial;
• Lista de embarque (variedade/caixa);
• Pedido de Inspeção de Sanidade Vegetal;
• RE (Registro de Exportação)
• DDE (Declaração de Despacho de Exportação)
  

Observações:

1. Quando se tratar de mais de um produto no mesmo requerimento é necessário o formulário Dados Complementares ao Requerimento de Fiscalização de Produtos Agropecuários;
2. O exportador deve providenciar o protocolo oficial das exigências sanitárias e outras restrições do país importador (Import Permit), que é fornecido pelas Câmaras de Comércio dos países de destino.
   

Documentos e registros necessários para a exportação de material de propagação vegetal (sementes, mudas, ou qualquer outro material de propagação).

• Requerimento do interessado;
• Registro no MAPA (produtor ou comerciante de sementes e mudas, Pessoa Física ou Pessoa Jurídica) - Unidades responsáveis: Seção de Fiscalização de Fomento Vegetal - SFFV, e Serviço de Sanidade Vegetal - SSV;
• Autorização prévia da SSFV da Delegacia Federal da Agricultura sede do produtor/comerciante;
• Certificado Fitossanitário de Origem (CFO) ou Permissão de Trânsito.
• Autorização do IBAMA (Guia Florestal ou CITES) para material de propagação da Flora Brasileira;
• Nota Fiscal ou fatura;
• Certificado Fitossanitário do produto a ser exportado, emitido na ocasião do embarque na unidade Vigiagro;
• Na unidade Vigiagro : Quando o país importador exigir uma Declaração Adicional (DA), a solicitação será feita pelo interessado previamente ao SSFV que encaminhará ao SSV (Capítulo V do Regulamento de Defesa Sanitária Vegetal - Decreto 24.114/34).
• Quando a DA fizer referência ao local de produção, à inspeção da cultura durante o seu desenvolvimento, ou quando a solicitação referir-se a tratamento sob supervisão oficial, deve-se solicitar com antecedência de forma que os técnicos credenciados para emissão de CFO possam tomar as providências para o acompanhamento. Em casos emergenciais, pode ser feito pelo Serviço de Sanidade Vegetal Federal ou Estadual.
  Registros:
• Registro de comerciantes de sementes e/ou mudas, Pessoa Física (P. F) ou Pessoa Jurídica (P.J.), de direito público ou privado (*);
• Registro de produtor de sementes e/ou mudas, P.F. ou P.J., de direito público ou privado (*).
• Registro e renovação de registro de viveiros de mudas, destinado à exploração comercial ou industrial, inclusive aquele utilizado para florestamento ou reflorestamento.
  

(*) Nesses casos, além do registro, a fim de habilitar-se a produzir sementes e mudas certificadas ou fiscalizadas, o produtor deverá também obter inscrição junto à entidade certificadora e/ou fiscalizadora da respectiva unidade federativa.