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Após identificar o mercado-alvo, definir as estratégias
de acesso, bem como os canais de distribuição,
os preços e os contatos com potenciais compradores
naquele país, a empresa fabricante de máquinas
e equipamentos deve estar preparada, agora, para iniciar o processo
de negociação.
É importante a empresa fabricante de máquinas
e equipamentos se atentar que as negociações
internacionais entre exportadores e importadores possuem particularidades
que, em outras negociações de mercado interno,
não são necessariamente observadas e/ou vividas.
Dentre estas particularidades, que devem ser observadas e
analisadas pela empresa, encontram-se: diferenças de
fuso-horário (atente-se aos horários comerciais
dos países); língua (deve-se dominar o idioma
do país, ou um idioma que possa ser comum a ambos,
como o inglês); as diferenças culturais (pesquise
alguns hábitos, saudações e cordialidades
comerciais do país que iniciará o contato);
legislação etc.
Tendo estes conhecimentos, a negociação entre
o exportador e importador se inicia pela troca de correspondências,
telefonemas, e-mails e de alguns contatos pessoais.
Após esse primeiro passo, o importador pode solicitar
o envio de material promocional, amostras e especificações
técnicas dos produtos, até que se consiga a
efetivação do pedido.
A efetivação do pedido, ou seja, o avançado
das negociações, normalmente se dá via
uma Ordem de Compra, que pode ser uma simples carta de confirmação
do pedido ou uma Purchase Order completa.
O importante desse documento é que o pedido contenha
o maior número de informações resultante
da negociação, tais como: característica
do produto, especificações técnicas,
principais aplicações, embalagem, condições
de venda, preço, prazo de entrega, modalidade de pagamento,
meio de transporte, ponto de destino, documentos que deverão
ser fornecidos etc.
Com o fechamento do negócio, o documento que concretiza
a aceitação do pedido, tornando-o um pedido
firme de compra, é a Fatura
Proforma ou Proforma Invoice.
A Fatura Proforma ou Proforma Invoice tem força de
contrato e contém os compromissos assumidos durante
a fase de negociação. Todas as informações
contidas neste documento são importantes e não
podem conter nenhuma discrepância com o que foi negociado,
nem informações imprecisas. Contudo,
três campos do seu preenchimento merecem destaque especial:
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